如何成為合作愉快又好帶的實習生?學習這5個軟技能以提升自我價值!

如何成為合作愉快又好帶的實習生?學習這5個軟技能以提升自我價值!

實習算是大家的大學生涯中必需的經歷對吧?藉由親身在職場打滾,我們不僅可以在工作的過程中學到許多業界實用的知識及技能(很多是學校不會教的!)更有機會從主管和同事身上學到人際關係處理、溝通協調、應對進退等等比起「硬實力」更加重要的「軟技能」。這篇文章會著重分享我在過去三年的實習經驗裡學到的軟性能力,希望對讀者們有幫助!

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1. 查得到答案的問題不要問

Photo by Benjamin Dada on Unsplash

遇到問題一定要自己先查!「敢問但不亂問」是身為實習生一個很重要的基本職業操守(?)因為老闆跟主管們都很忙,他們希望你遇到問題就問、不要埋頭苦幹,但這不代表我們可以問些智障且蠢笨的基本觀念。

如果搜尋引擎真的查不到解決方法的話,我自己是認為可以先試著詢問階級相近的同事,一是他們說不定也有遇過同樣問題的經驗、直接幫你解決會比較快;二是(我自己覺得)盡量不要驚動金字塔頂端的主管,因為他們真的很忙!

2. 請教主管的方式

Photo by Mimi Thian on Unsplash

如果真的遇到不懂的地方、必須詢問主管時,我們又該怎麼解決呢?這邊先提供錯誤示範來舉例。我剛開始在K公司做行銷實習的時候,因為部門裡的實習生只有我一個(沒有可是立刻問小問題的對象),我過去的經驗又都是在規模中偏小的公司,導致我跟「多人團隊」合作的經驗不足,於是我學做事和遇到問題的處理模式大概是這樣的:

主管一對一教我任務步驟 -> 我大概聽懂 -> 主管離開並告知我如果有問題隨時問他 -> 我自己開始按照步驟做事 -> 發現某個地方怪怪的 -> 立刻slack主管 -> 主管回覆 -> 我繼續工作 -> 又發現某個問題 -> 再度slack主管 -> 又發現某個問題 -> slack主管第三次 (如此輪迴)

看出問題了嗎?我每遇到一個問題就會發一條訊息給主管,雖然我都會盡量把問題精簡化並快速指出重點,但是這些不停跳出的訊息塞到主管已經很滿的slack裡面真的會讓人家很困擾,站在解決問題的層面上看也不夠有效率。

通常啦,如果你有一個人很nice的主管,他多半都會在交代任務給你之後,確認你搞懂並跟你說:「如果等一下有任何問題隨時問我!」然後我們這些單純天真的孩子就會被這句話騙了對吧?通常這時候主管想要表達的意思是希望你遇到不懂的一定要問、千萬不要埋頭苦幹然後做錯一堆事、這樣他還要花時間幫你擦屁股或是教你重做!

所以我推薦的解決方法會是,如果你跟主管夠熟也夠勇敢的話,最直接有效率的方法會是直接在他的Google Calendar發一則15min ~ 30min的會議邀請,大概寫一下你現在的任務狀況以及以你希望在這半小時內解決的問題,然後再約定好的時間內迅速有效率地問完你的問題。(但這方法的實用程度當然也取決於不同公司不同的工作風格,建議摸清楚之後再執行啦xd)

3. 系統性地做事

Photo by Tim van der Kuip on Unsplash

一般來說,當你的業務範圍只存在你自己一人,所有成果和績效都只要向「一位」上級主管報告的時候,這項能力的影響相對不大。但如果你遇到的情況是一個多人小組長期負責一個專案,每週都要開會、定時回報進度、並且維持新資訊的公開透明,系統性地處理更新事項就是非常重要的。

建立固定的回報機制(向誰報告、如何報告、過去的報告資料存在哪裡)對我來說幫助很大,因為每週的工作進度都向前推進的同時,如果突然需要參考先前的紀錄、卻在聊天記錄裡翻來翻去都找不到的時候,真的很驚慌!雖然這跟個人的organizing能力有很大關係,但都是可以培養的!或是從你的同事身上學習、詢問他們是怎麼處理更新事項的,慢慢練習把做事情的架構建立起來,之後無論是要向上報告給主管或是要向下交接給其他人,都會方便快速很多。

4. 提出你的困惑及不滿

Photo by JESHOOTS.COM on Unsplash

我在A公司做客戶開發的時候,因為負責相同任務的實習生只有我一個、開發範圍又是全新的地區,前面沒紀錄參考、身邊也沒人可以問,只好獨自埋頭苦幹,兩個月之後的成果當然是慘不忍睹。現在回頭看,覺得當時除了主管和老闆沒有很好地引導我之外(如果要怪到他們身上的話哈哈哈)自己做的最錯的一件事就是「不敢抗議」!那是我的第一份實習工作,我摸不清楚辦公室的運作方法,我也不知道感受到這樣的無助是不是我個人的能力問題。

一次失敗的經驗讓我學到,當你在實習中感到困惑、不滿、或是老是覺得自己的工作前不著村後不著店(這樣形容很奇怪但這真的就是我的當時的感想),絕對不要害怕提出你的問題,這跟前面提到的「請教主管」有很大的相似之處,因為老闆們不會有空每天顧著實習生、對我們噓寒問暖,所以遇到問題的時候一定要出聲,不然沒有人會知道你發生什麼事… 提出問題之後一起討論解決,對所有人的工作效率都會有幫助。

5. 適時稱讚你的同事

Photo by Brooke Cagle on Unsplash

我相信在工作場域裡,「謝謝」大家很常說對吧?謝謝同事幫你解答問題、謝謝主管聽完你的報告、謝謝老闆雇用你(咦)等等情況下,我們都習慣把感謝掛在嘴邊,但是打從心底的稱讚是相對稀少的。這招其實我是從K公司的同事身上領悟出來的,在我剛進部門、東西都還沒摸熟因此很沒有自信的時候,她卻會在一些小地方很真誠地稱讚我(例如:我覺得你做得很好、幸好有你幫忙等等),這不但會增強被稱讚者在工作上的信心、也可以鞏固同事之間的情感。

於是在那之後,我也努力在受到同事幫助的時候,不吝嗇地大讚對方。例如:「有你真好」、「你真的是最棒的夥伴欸」、「天阿沒有你幫我該怎麼辦(搭配哭哭符號)」等等。雖然我是偏內向的性格、浮誇地讚揚別人也會讓我覺得不自在(而且好像有點假),但經驗告訴我這件事是必須做的。適時地讓同事或是主管感到你需要他的領導、你依賴他的幫助,他以後會更加願意拉你一把喔!


心得/後記

老實說,我也是到第三份實習才算是真正體會到「軟性能力」的重要性。以前會覺得如果想要找到一份理想的工作,那我就必須得是那個領域的佼佼者,但現在漸漸認知到溝通、協調、處理人際關係的能力也是非常重要的。雖然在我們這個年紀(工作經驗相對少)可能比較看不出來差別,但軟性能力在工作效率以及溝通順暢度上影響真的非常之大啊~

最後想要提醒大家的是,請記得通常「公司請實習生的目的」雖然都帶有教育、培養人才或是公關宣傳的成分,但他們的首要目標都是希望實習生可以為公司帶來價值,而那個價值絕對不會是一個小孩整天給主管發一拖拉庫沒重點的問題浪費大家時間… 所以把上述的做事小技巧學起來,我們一起努力進步成為同事喜愛、主管放心且合作愉快的實習生吧!

小後記:陷入職涯焦慮的時候,覺得自己工作經驗跟同齡人比起來其實不算少,但卻老是感到落後。寫這篇文章當然不是因為覺得自己好棒棒、有資格分享什麼專業知識,只是因為在找實習找工作的漫漫長路上突然有一點領悟,想記錄一下自己的成長,如果可以幫助到跟我在同一條路上掙扎的學弟妹就更好了:)

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